Чем отличается офис-менеджер от секретаря

офесс менеджер от секретарь в чем отличается

В Квалификационном справочнике должностей рабочих и служащих приведена общая характеристика должностей для соотнесения их с соответствующими обязанностями или квалификационными навыками, которыми сотрудник должен владеть. Поэтому при составлении должностной инструкции секретаря необходимо определить не только название должности и систему подчинения, но и круг его обязанностей.

Несмотря на различие в функциональных обязанностях секретаря в государственном учреждении и в коммерческой организации, должностные обязанности секретаря типичные.

В круг обязанностей секретаря входит: обработка корреспонденции, работа на телефоне организация встреч и командировок руководителя, встреча посетителей, подготовка совещаний, работа с исполнителями, регистрация, контроль, оперативное хранение документов, систематизация и формирование дел, подготовка их для сдачи в архив.

Таким образом, функциональные обязанности секретаря можно разделить на два блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.

К документационному обеспечению управления относятся: документирование деятельности аппарата управления, обработка корреспонденции, регистрация, контроль и систематизация документов, подготовка документов к передаче на архивное хранение.

К обязанностям по бездокументационному обслуживанию можно отнести: ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, набор документов на компьютере, ведение информационно-поисковой и справочной работы, телефонное обслуживание, организацию приема посетителей, подготовку переговоров и совещаний, подготовку командировок руководителя и планирование рабочего дня. Словом, секретаря, скорее всего, можно отнести к категории технических исполнителей.

Обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и обработке информационной части документов. Офис-менеджер участвует в определении миссии организации, разрабатывает и планирует вопросы стратегического развития. 6 обязанности офис-менеджера может входить:

•  установление рынков сбыта и потенциальных клиентов; •  совершенствование качества оказываемых услуг;

•  координация и контроль договорной деятельности.

В зависимости от специфики деятельности организации на офис-менеджера могут возлагаться и обязанности по определению возможных источников обеспечения фирмы необходимыми кадрами, осуществлению представительских функций. Он также организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации:

•  участвует в подготовке, оформлении и издании организационно-распорядительных документов; •  разрабатывает  организационную структуру, программы развития персонала, перспективные и текущие планы внедрения информационных технологий; •  участвует в разработке бизнес-планов; •  организует и проводит совещания, переговоры, презентации, рекламные кампании;

•  осуществляет функции подбора, оценки, учета, стимулирования, повышения квалификации персонала.

В зависимости от масштаба деятельности организации офис-менеджер выполняет функции управления персоналом и другие обязанности, полностью или частично. Если частично, то в организации создаются специализированные подразделения: отдел кадров, служба по связям с общественностью, отдел договоров и претензионной работы, служба защиты информации и др.

Офис-менеджер может выполнять обязанности заведующего канцелярией или общего отдела. В этом случае он:

•  руководит работой служб документации, документационного и информационного обеспечения деятельности организации (учет, контроль исполнения, поиск, справочная работа, экспертиза ценности документов, их оперативное и архивное хранение, аналитическая работа с информацией для принятия решений); •  организует внедрение автоматизированных информационных систем, принимает участие в проектировании и актуализации баз и банков данных; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотоков; •  изучает, обобщает и реализует в деятельности организации передовой отечественный и зарубежный опыт по вопросам организации процессов управления, документационного обеспечения и управления персоналом; •  разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам информационного и документационного обеспечения; организует и контролирует работу по защите информации;

•  обеспечивает, совместно с другими руководителями подразделений, приобретение, ввод в эксплуатацию, эффективное функционирование и сохранность оргтехники и средств вычислительной техники.

Квалификационные характеристики, предъявляемые к офис-менеджеру, таким образом, выше, чем у секретаря руководителя. Офис-менеджер Должен знать:

•  законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую, коммерческую, информационную и документационную Деятельность организации, работу с персоналом; •  рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; основы маркетинга, теорию менеджмента, макро- и микро-экономики, делового администрирования, теорию и практику работы с персоналом, формы и методы ведения рекламных кампаний и работы с общественностью; •  порядок разработки коммерческих условий, соглашений, договоров, контрактов, основы бухгалтерского учета; •  основы социологии, психологии и мотивации труда, этику делового общения, основы делопроизводства; •  порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления: методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; •  основы программирования, методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

•  основы научной организации управленческого труда и организационного проектирования; основы охраны труда и эргономики.

Больше информации: moyafirma.com/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-kakie-obyazannosti-i-prava-u-sekretarya-639.html

Источник: http://MoyaFirma.com/question/ofess-menedzher-ot-sekretar-v-chem-otlichaetsya

Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно.

Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам.

Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности.

В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

  • в Москве – 15-22 тыс. рублей;
  • в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
  • в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
  • в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

  • усидчивость;
  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • стрессоустойчивость;
  • высокоразвитая устная и письменная коммуникабельность;
  • ответственность;
  • сконцентрированность;
  • целеустремленность;
  • собранность;
  • исполнительность;
  • пунктуальность;
  • эрудированность;
  • разносторонность мышления;
  • креативность;
  • доброжелательность;
  • общительность;
  • лидерские задатки.

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
  • Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста;
  • Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
  • Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

  • Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
  • Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
  • Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
  • Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
  • Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
  • Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
  • Отслеживать и вести учет входящих звонков;
  • Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
  • Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
  • Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
  • Соблюдать положения должностной инструкции;
  • Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
  • Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
  • Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
  • Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
  • Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
  • Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
  • Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
  • , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
  • Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
  • Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
  • Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
  • Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
  • Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
  • Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.
Читайте также:  Чем отличается рюмка от стопки

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

  • Право первоочередного ознакомления с указами и директивами руководителя компании, касающимися непосредственно деятельности офис-менеджера или затрагивающими функционирование офиса и его сотрудников;
  • Право выдвигать свои инициативы по улучшению Право делать запросы в специализированные отделы компании/корпорации/организации для соответствующего качественного исполнения своих обязательств;
  • Право выдвигать требования в адрес высшего руководства компании об обеспечении надлежащими условиями труда;
  • Право требовать от директора компании четкого исполнения положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

  • Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
  • Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
  • Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
  • Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
  • Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
  • Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
  • Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
  • Нарушение правил пожарной безопасности;
  • Несоблюдение техники безопасности;
  • Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

(22

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-ofis-menedzhera-kompanii.html

Администратор офиса: обязанности и тенденции развития профессии

Администратор офиса — управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Одна из главных тенденций современного делопроизводства — растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря.

Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины — активно участвовать в управлении бизнесом.

Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?

Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера  или секретаря руководителя:

  • наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
  • дополнительное образование в области менеджмента;
  • знание офисной оргтехники;
  • знание иностранных языков;
  • понимание специфики деятельности компании;
  • навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
  • пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;

Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации.

Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций.

На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились прогрессивные тенденции. Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

Справка

На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:

  1. Планирование и реализацию конкретных проектов;
  2. Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;
  3. Подготовку и проведение презентаций;

Администратор проектов — это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.

Должностная инструкция администратора офиса

Основным локальным нормативным документом, регулирующим работу администратора офиса, является должностная инструкция. Она четко определяет его должностные обязанности, права и зону ответственности. Кроме того, в данном документа прописывают требования к кандидату в отношении уровня образования и профессиональных навыков.

Во многих компаниях должностную инструкцию разрабатывают на основе существующей инструкции секретаря и офис-менеджера, добавляя в нее дополнительные положения, описывающие административные функции данного работника. Существенное отличие управляющего состоит в том, что он обладает рядом руководящих полномочий: управляет офисными работниками, делопроизводством и материально-техническим обеспечением.

Должностные обязанности администратора офиса

Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста.

Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего.

В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.

Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:

Подготовка офиса к рабочему дню

Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню.

Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров.

Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться  наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211101-administrator-ofisa-obyazannosti-17-m10

Подводные камни профессии офис-менеджера

На рынке труда Украины работники проф. сферы «Административный персонал» востребованы всегда и везде. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов.

Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме.

Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера.

Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса.

В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев.

Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.

Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.

Чем лучше работает этот сотрудник, тем меньше проблем с функционированием офиса. Поэтому если офис-менеджер со всем справляется на ура, то его присутствие практически незаметно. А вот если случаются проколы… Даже самый терпеливый сотрудник офиса не устоит, чтобы не посетовать на нерадивую «хозяйку».

Конкретные рабочие обязанности офис-менеджера зависят от величины компании. Модель управления, направление деятельности предприятия, способ ведения документооборота — все это накладывает отпечаток на должностную инструкцию.

Рассматривая вакансии, обратите внимание: на небольших предприятиях деятельность офис-менеджера имеет свою специфику. Управленческие полномочия часто более ограниченны. Возможно, одновременно сотруднику придется выполнять функции других специалистов. Например, вести делопроизводство, первичную бухгалтерию, заниматься поиском сотрудников и т.п.

Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер:

  1. Управление
  2. Администрирование
  3. Хозяйственное обеспечение
  4. Контролирование
  5. Отчётность

В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

  • упорядочение работы офиса в целом;
  • работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
  • организация совещаний и брифингов;
  • планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

  • организация структуры офиса;
  • организация делопроизводства;
  • распределение документации по отделам;
  • организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

  • организацию закупки материалов и техники;
  • обеспечение всем необходимым работников офиса;
  • работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
  • хранение ценностей.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

  • ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
  • аттестацию сотрудников;
  • контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.

Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.

Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.

Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.

И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится.

Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии.

При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.

И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.

Читайте также:  Чем отличаются военные от гражданских

Источник: https://hh.ua/article/20587

Секретарь или помощник | Rusbase

16:01, 23 июля 2007

Существует предубеждение относительно должностей в наших компаниях

Традиционно часть из них считаются серьезными, а часть — простыми: секретарь, водитель, помощник, кассир и т. д. Соответственно, для последних не так важна квалификация, уровень образования.

Вряд ли это мнение безукоризненно, тем не менее и работник, и работодатель заинтересованы в объективной оценке своей деятельности.

Но кто у нас занимается выстраиванием четких критериев для секретаря, водителя или курьера? Однако, для того чтобы определить объективный критерий, нужно ответить на простой вопрос: а в чем, собственно, главная задача того или иного сотрудника? Предлагаю простой тест.

Постарайтесь выписать на листе бумаги, чем в вашей компании занимается секретарь или чем он должен заниматься. Если это получилось, тогда второй вопрос: а чем должен заниматься помощник руководителя? Если отличия превысили 30%, тест пройден, но останется вопрос, каков критерий эффективности.

У нас в стране отсутствуют профстандарты должностей. Поэтому в приемной мы можем обнаружить офис-менеджера, секретаря, референта, ассистента, личного помощника и т. д. — разнообразие в этом террариуме бесконечно.

За свою недолгую историю требования к человеку в приемной трансформировались от барышни с модельной внешностью до специалиста, обладающего разнообразным набором знаний — от переводов до улаживания конфликтов с клиентами.

Примитивным этот набор уже не назовешь.

Но чтобы окончательно не запутаться и навести некий порядок, достаточно выделить две главные фигуры в приемной — секретаря и помощника. Основная задача секретаря — это управление информационным потоком. Причем и входящим, и исходящим. И не важно, как эта информация представлена. В виде письма, факса, звонка или сплетни.

При поступлении информации ее необходимо идентифицировать, определить ее получателя, приоритет и направить в нужную точку в нужное время. Исходящую информацию необходимо обработать, если надо — перевести, отредактировать и обеспечить своевременную доставку. Иногда в той форме, которая более понятна получателю.

Такое четкое определение задачи позволяет вводить ясные критерии, подбирать и обучать людей. В отличие от секретаря помощник руководителя — это специалист, управляющий производительностью труда другого человека.

Поскольку этот человек — руководитель предприятия или подразделения, считать должность помощника менее важной, значимой, престижной — глупо.

Другое дело, что о производительности труда у нас менее принято говорить, чем о рентабельности, скорости окупаемости, доходе на капитал. Мы не сможем ответить на вопрос, зачем нужен помощник, если не понимаем, зачем нужен руководитель.

Задачи любого руководителя многообразны и сложны, но любой руководитель должен уметь главное — принимать решения. Люди к нему в кабинет входят с проблемой, а выйти должны с решением.

Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения, сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15.

Хотя количество не всегда означает качество. Просто с присутствием нормального человека в приемной качественных решений все равно становится больше, чем без него.

Понятно, что банальные чай-кофе — это снятие бытовой проблемы с руководителя для того, чтобы у него было больше времени для решения производственных дел. А никак не демонстрация статуса и чинопочитания. Если в компании присутствуют сильный руководитель и слабый помощник, производительность труда руководителя снижается.

Ему необходимо тратить свой ресурс на обучение, организацию и контроль сотрудника. В конечном итоге при слабом помощнике страдает не только эффективность, но и авторитет руководителя. При слабом руководителе и сильном помощнике в компании может усилиться клановая борьба, помощник — стать дополнительным центром власти.

В любом случае процедура принятия решений усложняется и происходит потеря управляемости. Ситуация сильного помощника и сильного руководителя равноценна счастью. Каждый занимается своим делом, и любому понятно, к кому и как надо подходить с тем или иным вопросом.

Основной плюс этого сочетания — не только руководитель, но и его окружение транслируют одинаковые управляющие сигналы коллективу и мотивируют его. Поскольку в этом случае все тянут в одну сторону, результат обязательно будет.

Часто в офисах мы наблюдаем более сложный тип помощника. Помощника, который, производя впечатление специалиста, на деле является манипулятором. Человеком, который за счет близости к первому лицу больше занят не делами фирмы, а расширением сферы своего влияния и своего авторитета.

Именно эти люди знают, как можно «завесить» вопрос, отложить бумагу, изменить тон подачи сообщения и т. д.

В конечном итоге действия таких «профессионалов» неминуемо скажутся на авторитете и имидже руководителя, и при попустительстве первого лица мы опять получим ситуацию слабый руководитель — сильный манипулятор-помощник.

Андрей Подпорин

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/article/sekretar-ili-pomoshhnik/2498987.html

Офис-менеджер и секретарь… В чем разница?

Многие полагают, что офис-менеджер – это тот же секретарь, а красивое наименование должности – лишь дань моде. И в самом деле, и работодателю, и работнику гораздо приятнее видеть на табличке красивое иностранное слово, нежели обычное русское. В действительности же, это две абсолютно разные профессии.

Понятие «секретарь» вошло в обиход еще при Петре I. В основном, секретарей нанимали для обработки корреспонденции и ведения архива.

В обязанности современного секретаря, в классическом понимании этого слова, по-прежнему входит работа с корреспонденцией, делопроизводство, а также прием и распределение телефонных звонков и организация деловых встреч и переговоров.

Помимо этого, секретарь является помощником руководителя, занимаясь организацией его работы, находится в приемной, встречая и консультируя посетителей, ведет архив и т.д. Некоторые руководители считают необходимым, чтобы секретарь владел как минимум одним иностранным языком для ведения деловой переписки.

Что же касается должности офис-менеджера, то она появилась сравнительно недавно. Это, прежде всего, сотрудник, управляющий офисом. Конечно, во многом должностные обязанности секретаря и офис-менеджера перекликаются, но, как правило, список обязанностей и полномочий офис-менеджера гораздо шире. Зачастую, наряду с выполнением основных обязанностей секретаря офис-менеджер:

• следит за бесперебойной работой офиса, обеспечивая наличие всего необходимого;

• оформляет первичную бухгалтерскую документацию;

• ведет табель учета рабочего времени сотрудников;

• организует и контролирует проведение различных корпоративных мероприятий;

• решает организационные вопросы с арендодателями и арендаторами, коммунальными и аварийными службами, а также с различными контролирующими органами.

Нередко в крупных компаниях секретарь работает под руководством офис-менеджера, так же, как и курьерская служба, уборщицы, технический персонал и т.д.

Таким образом, очевидно, что требования, предъявляемые к кандидатам на эти должности, значительно различаются. Каждая компания формулирует свой индивидуальный перечень обязанностей секретаря и офис-менеджера, более подробно ознакомиться с которым следует непосредственно при приеме на работу.

При полном или частичном копировании матерала с сайта http://vesvladivostok.ru обязательна активная, не закрытая от индексации поисковыми системами ссылка.

Источник: http://vesvladivostok.ru/publ/biznes/stati/ofis_menedzher_i_sekretar_v_chem_raznica/53-1-0-51280

Что входит в обязанности офис-менеджера

Многие путают должности офис-менеджера и секретаря, ошибочно полагая, что обязанности первого заключаются в ответах на звонки и работе с корреспонденцией. На самом деле обязанности офис-менеджера немного шире, следовательно, больше заработная плата и требования к кандидатам.

Содержание статьи

  • Что входит в обязанности офис-менеджера
  • Необходимые навыки

Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза.

Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.

— Подготовка офиса перед работой. Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования.

Вызов мастера при необходимости ремонта.

— Контроль таких санитарных норм, как освещение, вентиляция и температура в помещении.- Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.

— Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности их работ.

— Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.- Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.- Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.- Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей. — Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.- Контроль работы по ведению документооборота офиса. — Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.- Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.- Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.- Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников. Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. По мере необходимости он докладывает о положении дел и эффективности работы в организации.

Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.

Распечатать<\p>

Что входит в обязанности офис-менеджера

Источник: https://www.kakprosto.ru/kak-835508-chto-vhodit-v-obyazannosti-ofis-menedzhera-

Офис-менеджер как настоящий офисный хозяйственник

Курируя офисную работу, такие специалисты занимают одни из ведущих ролей в крупных и мелких российских компаниях. Кто они и что действительно входит в их функции? Как офис-менеджеру, выполняющему действительно огромный объем работы в условиях глубокой экономической нестабильности получить желаемую прибавку к зарплате? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!

Офисный менеджер – планктон или управленец?

Ввиду того что такая работа сопряжена с выполнением некоторых административных функций, многие часто отождествляют данную профессию с работой администратора. В действительности, менеджер выполняет административную работу лишь отчасти – в его должностные обязанности входит гораздо больший спектр задач, чем могут представить даже самые заядлые скептики.

Наиболее точно охарактеризовать эту профессию можно так: офис-менеджер, это специалист, управляющий офисными службами, координирующий их работу и снабжающий их всеми необходимыми инструментами труда и прочими расходными материалами, необходимыми для успешного выполнения поставленных задач.

Поскольку именно на офисного менеджера возлагается функция доведения необходимой коллективу информации и контроля над поставленными задачами практически всегда он подчиняется непосредственно руководителю компании, реже – его заместителю или руководителю отдела по управлению персоналом.

По этой же причине их нельзя причислять к периферийным офисным работникам – более правильно относить их к среднему или даже высшему менеджменту, в зависимости от возложенных обязанностей, предоставленных полномочий и ответственности. Важно понимать, что конкретный круг функциональных обязанностей офис-менеджера зависит от размера компании, ее направленности и размеров административно-управленческой части организации.

Читайте также:  Чем отличается dvb-t от dvb-t2

Однако независимо от этого, он прежде всего организатор офисной работы. Это первая и основная задача офисного менеджера. В ее рамках он может выполнять массу других функций, которые можно поделить на 5 групп:

  • Управленческая функция. Прежде всего, это разработка организационной структуры, планирование офисного распорядка, руководство над персоналом или его вспомогательной частью, контроль над их работой, разработка корпоративной культуры и т.д.
  • Административная функция. Выполнение такой функции предполагает организацию делопроизводственной работы, построение взаимоотношений между отделами, разделение офиса на зоны и т.д.
  • Хозяйственная функция. Организация приобретения офисной техники, канцтоваров и прочих расходников, снабжение ими офисного персонала, выполнение техобслуживания, взаимодействие с сервисом и т.д.
  • Контрольная функция. Организация контроля над выполнением поставленных руководством задач, проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, выполнение прочих контролирующих функций.
  • Отчетная функция. Подготовка внутренней и внешней отчетности, предоставление документации руководству, сбор и аккумуляция отчетов по отделам.

Часто, эти обязанности урезаются и смешиваются с функциями других специалистов, например, с кадровой, бухгалтерской или иной работой.

Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?

Что примечательно, функциональные обязанности офисного менеджера часто путают и с секретарской работой, причем не только обыватели, но и сами руководители. Однако, в отличие от менеджера, секретари лишены властных полномочий и ограничены исключительно технической работой, в большей степени занимаясь организацией труда своего непосредственного руководителя.

В то же время многие отечественные компании часто «размывают» тонкую грань между этими профессиями, определяя офис-менеджера в качестве личного помощника руководителя. Такой подход, по меньшей мере, неправилен – организация офисного быта не может быть полноценной, если занимающийся ей специалист будет одновременно занят задачами своего руководителя.

Секретарская работа оплачивается на порядок ниже менеджерской, и это нужно учитывать при трудоустройстве. Поэтому заступая на должность офис-менеджера, важно четко определить спектр выполняемых функций, всячески открещиваясь от выполнения обязанностей личного секретаря. Стоит настоять на том, что объем выполняемой работы в рамках совмещенных обязанностей пойдет в ущерб работе офиса, а поэтому руководителю нужен отдельный личный секретарь.

В то же время совмещение функций офисного менеджера и помощника или секретаря директора, при условии того, что сотрудник реально справится с таким объемом – отличная возможность попросить повышения заработной платы.

Логично, что увеличение нагрузки требует и более высокого поощрения труда, а в условиях, когда нанимать дополнительного человека слишком затратно – передать его функции уже имеющемуся работнику за умеренную прибавку к зарплате, будет отличным способом экономии бюджета компании.

К тому же такое совмещение предоставит больше возможностей для проявления хозяйственником своих других профессиональных качеств, станет поводом для дополнительного сближения с руководством и приобретения новых навыков. Например, можно дорасти до референта, совмещая представительские, журналистские и аналитические функции, которые будут оценены на порядок выше, чем менеджерская работа.

Такая инициатива со стороны офис-менеджера, когда директор действительно будет нуждаться в помощи, точно будет воспринята положительно. Однако прибавки к жалованию можно добиться не только при увеличении нагрузки, но и при качественном выполнении своих непосредственных обязанностей.

Идеальный сотрудник – достойная зарплата

Очевидно, что уровень дохода офис-менеджера прямо пропорционален его эффективности в качестве организатора офисного досуга и работы компании.

Поскольку его работа не предполагает конкретных результативных показателей, получить прибавку в условиях экономического кризиса чрезвычайно сложно.

Лишь в единичных случаях, размер заработной платы соответствует ожиданиям офисного специалиста – на действительно достойные зарплаты стоит рассчитывать лишь в крупных компаниях с именем, где работа на такой должности действительно высоко цениться.

В подавляющем же большинстве случаев, по данным Карьерист.ру, зарплата офис-менеджера не превышает 25–35 тыс. рублей. А поэтому для ее повышения до более-менее достойного уровня нужно оптимизировать все свои усилия и стать незаменимым для офиса работником. Изначально для этого нужно обладать базовым «пакетом» профессиональных характеристик, среди которых:

  • Личные качества. Наиболее востребованными будут самоорганизация, стрессоустойчивость, коммуникативность, тактичность, деловой этикет, способность принимать оперативные решения в проблемных ситуациях и т.д.
  • Опыт работы. Проявить себя на должности офис-менеджера, с учетом того, что эта работа рутинная и практически незаметна, сможет только специалист, проработавший в компании не менее 1-2 лет.
  • Образование. Высшее образование для данной должности не является обязательным, однако его наличие будет говорить про дополнительные знания и потенциальные возможности, что прибавляет ценности специалисту.
  • Дополнительные навыки. Как ни странно, но они впоследствии и могут стать решающим факторов при решении вопроса о повышении зарплаты. Например, безупречное владение офисным пакетом программ для ПК, высокая скорость набора текста или совершенное знание английского языка позволят просить прибавку как минимум в 15–20%, а возможно даже и выше.

Обладая такой базой, важно выполнять свою работу добросовестно и безупречно на протяжении всего трудового пути – при наличии «косяков» едва ли стоит даже пытаться просить прибавки, эффект может быть прямо противоположным.

При этом офис-менеджеру важно оставаться всегда на виду, как у коллег, так и у руководства – весь кабинетный персонал должен наблюдать воистину титанические усилия и напряженность офисного хозяйственника при выполнении им организационно-распорядительных и снабженческих функций.

Ни одна офисная проблема не должна быть решена без воли, помощи или распоряжения офис-менеджера – коллеги должны чувствовать его нужность в коллективе и заинтересованность, как в превосходном специалисте.

И если менеджеру действительно удастся проявить себя в качестве незаменимого офисного хозяйственника, то он действительно сможет рассчитывать на повышение жалования, поводом для просьбы которого может стать, например, чрезмерная нагрузка или ее несоответствие уровню зарплаты.

Иного способа для получения повышения, кроме как стать действительно идеальным офис-менеджером, в такой профессии попросту не существует.

В качестве дополнительного аргумента могут выступить пройденные административные тренинги или курсы повышения квалификации, однако без проявления своей важности и веса как незаменимого работника, добиться желаемого уровня зарплаты не получится.

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — .

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/ofis-menedzher-kak-nastoyashhij-ofisnyj-xozyajstvennik.html

Профессия «секретарь»

Руководитель нужен всем и сразу: сотрудникам, клиентам, бизнес-партнерам, семье.

Никакой человек не выдержал бы столь плотного общения, поэтому с древних времен руководители нанимают себе доверенных лиц, которые систематизируют для них контакты с внешним миром, – секретарей.

Они первыми встречают посетителей, отвечают на звонки, управляют документооборотом, сортируют письма по степени значимости, ведут график встреч и командировок своего руководителя.

Отличие от делопроизводителя и офис-менеджера

Делопроизводитель – это узкий специалист, который отвечает только за документооборот. Он востребован в больших компаниях, которые ежедневно сотнями отправляют и получают письма, издают приказы, обрабатывают служебные записки.

Офис-менеджер отвечает за бесперебойную работу офиса: заказывает необходимые принадлежности, проверяет исправность техники, общается с курьерами, следит за рабочей атмосферой в коллективе, сообщает новым сотрудникам правила компании.

В условиях маленькой фирмы грань между этими профессиями стирается: секретарь в них и «лицо организации», и «мамка» для сотрудников, и хранитель документов. Но чем больше компания, чем больше у нее отделов и уровней начальства, тем отчетливее видна разница между секретарем, офис-менеджером и делопроизводителем.

Секретарь и секретарь-референт

Уточнение «референт» означает более высокую квалификацию секретаря. Это уже полноценный помощник. Он не просто получает, сортирует и отправляет письма, но и отвечает на некоторые из них.

В случае звонка секретарь-референт не только переключает клиента на другого специалиста, но и сам может проконсультировать в пределах своей компетенции.

Ему под силу перевести документы на другой язык, пригласить высокопоставленных людей на переговоры, подготовить культурную программу зарубежных гостей.

Секретари в коллегиальных органах управления

В акционерных компаниях крупные решения принимает совет директоров (он же наблюдательный совет). Совет делится на комитеты, члены которого решают отдельные вопросы (кадровая политика, финансы, продажи).

В других организациях тоже есть советы: например, ученый совет в университете. Все это коллегиальные органы управления, их работу обслуживает специальный секретарь.

В учебных и научных организациях он называется «ученый секретарь», в общественных и коммерческих организациях он называется «секретарь комитета».

Такой специалист собирает на утверждение проекты документов, оповещает участников о дате и месте проведения заседания, рассылает всем материалы для предварительного ознакомления и план обсуждения проектов. В ходе самого заседания он фиксирует принятые решения и издает протокол.

Обязанности могут показаться легкими, но это обманчивое впечатление. На секретаре комитета лежит огромная ответственность, и ему приходится разбираться в повестке дня не хуже самих участников заседания.

Чтобы стать ученым секретарем в университете, нужно быть кандидатом или доктором наук с опытом организаторской работы от двух лет.

Кому понравится эта работа

Если вы не терпите опозданий, легко переключаетесь с одного дела на другое, любите все планировать и приводить в порядок. Вы любите общаться с людьми, чувствуете настроение собеседника, терпеливо относитесь к «странностям» окружающих. Секретарю важно хорошо выглядеть.

Что нужно уметь

Изучайте деловой этикет и основы тайм-менеджмента.

Тренируйтесь говорить связно, четко, вежливо.

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Привыкайте к работе с компьютерными программами:

  • текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
  • редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
  • файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
  • корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
  • почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.

Есть расхожая формулировка «секретарь-референт со знанием иностранного языка». Умение общаться на другом языке – гарантия карьерного роста для секретаря.

Где можно сделать карьеру

Для первого опыта подойдет любая организация. Для долгосрочного развития лучше устроиться в крупную компанию, где есть много уровней руководства, а значит, и уровней мастерства секретарей.

Секретарская должность может стать пропуском и в другие профессии. Учитесь вы, например, в университете на направлении «Управление персоналом», устраивайтесь секретарем в какую-нибудь фирму, а к окончанию обучения у вас уже будет и диплом, и знание организации, и навыки работы с документами – руководитель HR-отдела первым делом обратит внимание на вас.

Куда поступить, чтобы стать секретарем

Для начала карьеры достаточно среднего профессионального или неполного высшего образования. Курсы секретарей помогут вам быстро обучиться азам профессии и скорее найти работу.

Чтобы добиться в профессии высот, лучше получить высшее образование. Подойдут такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет, лингвистика.

Источник: https://www.examen.ru/add/manual/spisok-professiy/sekretar/

Ссылка на основную публикацию