Как работать в excel?

Как работать в Excel с таблицами для чайников: пошаговая инструкция

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.



Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

  1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.
  2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.
  3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

  1. Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.
  2. Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=».

    Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.

  3. Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик.

    Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.

  4. Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

  1. Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).
  2. В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

  1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
  2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.
  3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.
  4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

Источник: https://exceltable.com/sozdat-tablicu/kak-rabotat-v-excel-s-tablicami

12 простых, но эффективных приёмов для ускоренной работы в Excel

Совсем недавно на страницах Лайфхакера мы поделились с вами небольшими хитростями, которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе.

 О них расскажет Николай Павлов — автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office.

Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓ 

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.).

Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически.

Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек.

Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки.

Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист.

Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

«Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  • Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  • Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  • Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  • На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

Бонус: другие способы сравнить два диапазона и найти отличия/совпадения.

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek).

В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться.

После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот подробный обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Источник: https://lifehacker.ru/uskorennaja-rabota-v-excel/

Excel для чайников — работа с ячейками в Ексель 2010

Вам нужно знать основные приемы работы с ячейками и их содержимым в Excel, чтобы заниматься вычислениями, анализом и систематизацией информации.

В этом уроке вы узнаете, как выделять ячейки, вводить содержимое, удалять ячейки и их содержимое. Вы также узнаете, как вырезать, копировать и вставлять ячейки, перетаскивать и заполнять ячейки с помощью маркера заполнения.

Ячейки и их содержимое

Ячейки – основные строительные блоки листа. Ячейки могут иметь разнообразное содержимое, например, текст, формулы или функции. Чтобы работать с ячейками, вам нужно знать как их выделять, вводить содержимое, удалять ячейки и их содержимое.

Ячейка

Каждый прямоугольник на листе называется ячейкой. Ячейка – это пресечение строки и столбца.

У каждой ячейки есть имя или адрес ячейки, который образуется на основе имен столбца и строки, пресечением которых образована ячейка. Адрес выбранной ячейки показывается в поле Имя. Здесь вы можете увидеть, что выбрана ячейка C5.

Также вы можете одновременно выделить несколько ячеек. Группа ячеек называется диапазоном ячеек. Если вы ссылаетесь не на одну ячейку, а на диапазон, то используйте запись из адресов первой и последней ячеек, разделенных двоеточием. Например, диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, A3, A4 и A5 будет записан как A1:A5.

Чтобы выбрать ячейку:

  1. Кликните по ячейке, чтобы выделить ее. Когда ячейка выделена, вы заметите, что границы ячейки отображаются жирным, а столбец и строка, образующие ячейку, выделены.
  2. Отпустите кнопку мыши.

    Ячейка останется выделенной до тех пор, пока вы не кликните мышью по другой ячейке на листе.

Вы также можете перемещаться между ячейками и выделять их с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре.

Чтобы выбрать несколько ячеек:

  1. Зажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее, тащите курсор, пока не выделятся нужные ячейки.
  2. Отпустите кнопку мыши. Ячейки останутся выделенными, пока вы не кликните по другой ячейке на листе.

  Excel — подготовка к печати и варианты печати документа

Содержимое ячейки

Каждая ячейка может содержать свой собственный текст, форматирование, комментарии, формулы или функции.

Чтобы ввести содержимое:

  1. Кликните по ячейке, чтобы выделить ее.
  2. Введите содержимое в выбранную ячейку с помощью клавиатуры. Оно появится в ячейке и строке формул. Вы также можете вносить и редактировать содержимое в строке формул.

Чтобы удалить содержимое ячейки:

  1. Выделите нужную ячейку.
  2. Кликните по команде Очистить на ленте. Появится диалоговое окно.
  3. Выберите Очистить содержимое.

Вы также можете использовать клавишу Backspace, чтобы удалить содержимое из одной ячейки или клавишу Delete для удаления содержимого из нескольких ячеек.

Чтобы удалить ячейки:

  1. Выделите ячейки, которые хотите удалить.
  2. На ленте выберите команду Удалить.

Существует огромная разница между удалением содержимого ячейки и удалением самой ячейки. Если вы удалите ячейку, то по умолчанию ячейки, находящиеся ниже удаляемой, поднимутся вверх на ее место.

Чтобы скопировать и вставить содержимое ячеек:

  1. Выделите ячейки, которые хотите скопировать.
  2. Кликните по команде Копировать. Граница выделенных ячеек примет другой вид.
  3. Выделите ячейку или ячейки, в которые хотите вставить содержимое.
  4. Кликните по команде Вставить. Скопированное содержимое будет вставлено в выделенные ячейки.

Чтобы вырезать и вставить содержимое ячеек:

  1. Выделите ячейки, которые хотите вырезать.
  2. Кликните по команде Вырезать. Граница выделенных ячеек примет другой вид.
  3. Выделите ячейки, в которые вы хотите вставить содержимое.
  4. Кликните по команде Вставить. Вырезанное содержимое будет удалено из ячеек – источников и вставлено в выделенные ячейки.

  Программа Excel — основы работы с листами

Для доступа к параметрам вставки:

Есть достаточно много параметров вставки, доступ к которым можно получить в выпадающем меню команды Вставить. Эти параметрами может быть удобно применять опытным пользователям, чьи ячейки содержат формулы или форматирование.

Чтобы получить доступ к командам форматирования:

  1. Выделите ячейки, которые нужно отформатировать.
  2. Кликните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам. Появится диалоговое окно, где вы сможете легко найти множество команд, которые также есть на ленте.

Чтобы переместить ячейки:

  1. Выделите ячейки, которые хотите переместить.
  2. Поместите курсор мыши на одну из внешних границ выделенных ячеек. Курсор из белого креста станет черным крестом с 4 стрелками.
  3. Нажмите левую кнопку мыши и тащите ячейки в новое место.
  4. Отпустите кнопку мыши и ячейки переместятся.

Чтобы использовать маркер заполнения для заполнения ячеек:

  1. Выделите ячейку или ячейки, содержимое которых вы хотите использовать. Вы можете заполнять ячейки содержимым, как по вертикали, так и по горизонтали.

  2. Наведите курсор мыши на маркер заполнения так, чтобы курсор из белого креста стал черным крестом
  3. Нажмите левую кнопку мыши и тащите маркер заполнения пока все ячейки, которые вы хотите заполнить не окажутся выделенными.
  4. Отпустите кнопку мыши, ваши ячейки будут заполнены.

Практикуйте!

  1. Откройте существующую книгу Excel 2010.
  2. Выберите ячейку D3, и обратите внимание, как выглядит его адрес в поле Имя и его содержимое в строке формул.
  3. Попробуйте написать текст и цифры.

  4. Используйте маркер заполнения, чтобы заполнить прилегающие ячейки по вертикали и по горизонтали.
  5. Вырежьте ячейки и вставьте их в другое место.
  6. Удалите ячейку и обратите внимание, как ячейки под ним сместятся вверх.

  7. Попробуйте перетащить ячейки.

Источник: http://composs.ru/excel-dlya-chajnikov-osnovy-raboty-s-yachejkoj/

Как работать в программе Excel: пошаговая инструкция для чайников

Автор Ирина Лунева Дата Фев 16, 2016

Excel входит в пакет офисных программ Microsoft. Она используется как редактор электронных таблиц и рассматривается в практическом применении как бухгалтерская программа, предназначенная для обработки информации.

Знали ли вы, что Excel – сокращенная форма английского слова «exellent», означающего «превосходный»

И на деле эта программа, появившаяся в 1987 году, действительно оправдывает название. Если вы осилите формулы в Excel для чайников, то справитесь с задачами и сложнее.

Работа в Excel с формулами и другими функциями нужна для:

  1. организации бухгалтерского учета;
  2. создания бланков документации;
  3. выполнения вычислений;
  4. анализа данных с помощью диаграмм.

Для начинающих знание возможностей этой программы поможет с решением различных задач.

Умения пригодятся при работе с такими объектами:

  • журналы хозяйственных операций;
  • счета-фактуры;
  • расчетно-платежные ведомости
  • накладные и прочее.

Начальная стадия работы

Чтобы научиться работать в Excel самостоятельно начинайте с простейших действий. В этом вам поможет изложенная ниже информация.

Начальный и простейший этап работы включает редактирование ячеек. Этот процесс означает в Экселе ввод данных в область ячейки или выполнение других манипуляций с содержимым в ней.

Для начала работы создайте документ Эксель, дайте ему название и откройте. Выделив необходимую ячейку одним щелком левой клавиши мышки, внесите текстовые или числовые значения в ее поле. Этот процесс отразится сразу в двух местах: в самой ячейке и в строке формул, которая имеет пометку fx и располагается сразу над таблицей.

Введенная информация сохранится только после нажатия клавиши Enter.

Работать в программе Excel с данными ячеек легко:

  1. Удаление неверно введенного символа выполняется с помощью клавиши BackSpacе (если данные еще не сохранены). После нажатия кнопки Enter редактировать информацию можно только после повторной активации ячейки. При этом введенные ранее в это поле данные удалятся.
  2. При желании частично изменить текст или числовые значения активируйте поле двойным щелчком. В результате этого появится курсор. Установите его в нужное место и, удалив неверную часть данных кнопкой BackSpacе (удаление знака слева от курсора) или Delete (удаления знака справа от курсора).

Работа с лишними пробелами

При вставке числовых значений из другого документа путем копирования в ячейках возникают лишние пробелы. .

Это проявляется в форматировании – числа с пробелами воспринимаются программой как текст

Убрать пробелы в ячейках Excel можно так:

рис.1. Скопируйте лишний пробел в ячейке

  • Перейдите на вкладку «Главная».

рис.2. Воспользовавшись функцией «Найти и выделить», а затем «Заменить»
рис.3.

Путем нажатия клавиш «Ctrl + H» можно выполнить быстрый вызов меню для поиска и замены

  • Рекомендуется сразу выделить весь диапазон ячеек и ввести скопированный пробел в появившемся меню. После чего нажать «Заменить все».

рис.4.

В результате этого появится сообщение, отражающее количество выполненных замен

Нумерация ячеек и строк

Автоматическая нумерация строк в Excel выполняется несколькими способами. Простейший из них – перетаскивание специального маркера.

В Excel пронумеровать ячейки можно так:

  • Введите в соответствующие ячейки (две) числовые значения по порядку.

рис.1. Может использоваться последовательная нумерация, как на изображении ниже, или порядковые числа, например, «108» и «109»рис.2. Выделите эти ячейки в один блок и наведите курсор на квадратик, расположенный в нижней части блока с правой стороны

  • Нажмите левую клавишу мыши на этом квадратике и перетяните маркер вниз на необходимое количество ячеек, увеличивая этот блок. Значения автоматически заполнят выделенную зону в необходимой последовательности.

Кроме этого вы можете писать числа в ячейки, расположенные в соседних столбцах. После этого потяните маркер вдоль строки, заполняя ее

Работа с формулами суммирования

Программой предусматривается возможность выполнять математические действия с ячейками. Для этого достаточно ввести формулу в таблицу Эксель в упомянутую ранее строку формул.

Рассмотрим некоторые формулы Excel с примерами. В данном случае будут взяты основные математические манипуляции с числами.

Создать формулу в Excel для суммирования ячеек можно следующим образом:

  • Заполните таблицу данными.

рис.1. При необходимости получить сумму всех чисел в столбце достаточно активировать пустую ячейку под столбцом

  • Нажмите на пометку fx в строке формул. Появится окно, предлагающее выполнить определенные действия.

рис.2. Для суммирования понадобится команда СУММ, которую нужно выбрать, нажав «OK»

  • Появится окошко формулы, отражающее названия крайних ячеек.

рис.3. Значения в них и все что между ними после нажатия »OK» будут автоматически суммированы программой
рис.4. Результат появится в активированной ячейке

Функция в Excel больше или равно предполагает сравнение чисел, которые могу либо превышать заданный параметр, либо соответствовать ему. Другими словами сложение чисел выполняется с определенным условием.

Для этого используется меню «Данные» и команда «Фильтр»

Формулы деление/умножение

Кроме суммирования существует функция деления в Excel, а также умножения. Ввести эти формулы можно аналогичным способом, выбрав вместо СУММ соответствующее действие.

Формула деления в Excel может быть введена вручную:

  • Через строку формул выполняется просмотр и коррекция данных. Введя числовые значения в таблицу, активируйте необходимое поле для размещения результата и кликните на поле строки fx.

рис.1. Введите с помощью клавиатуры знак «=»

  • Щелкните на ячейке с делимым числом.

рис.2. В строке формул появится ее адрес
рис.3. Введите кнопкой с клавиатуры знак «/» (деление)
рис.4. Щелкните на ячейке с числом-делителем
рис.5. Нажмите кнопку Enter, результат появится в соответствующем месте

Использование функции ВПР

Сделать формулу в Excel можно так:

  • В качестве примера возьмем табличку с фамилиями и суммами.

рис.1. Задание: имея перечень данных, требуется новую таблицу с выборочным содержанием первичной таблицы

  • Активируем поле с фамилией «Васильев» и через значок строки fx вызываем меню с формулами.

рис.2. Здесь нужно выбрать действие ВПР
рис.3. После нажатия «ОК» появляется окошко
рис.4. Добавляем в строку «Искомое значение» необходимую фамилию
рис.5. В строку «Таблица» нужно добавить весь диапазон, в котором будет осуществляться поиск информации

  • Чтобы обозначить рамки поиска в строку «Номер столбца» введите двойку.

рис.6. В данном случае она обозначает номер столбца, где будет выполнен поиск
рис.7. После нажатия «ОК» выполнится перенос данных из первой таблицы во вторую
рис.8. Чтобы выполнить аналогичные манипуляции с другой фамилией из списка, скопируйте формулу
рис.9. Активируйте следующую ячейку и вставьте в строку fx, изменив при этом адрес искомой информации

Можно работать и с большим объемом информации, которая будет иметь более беспорядочное расположение.

Источник: http://pcyk.ru/program/kak-rabotat-v-programme-excel-poshagovaya-instrukciya-dlya-chajnikov/

Умные Таблицы Excel – секреты эффективной работы

Рейтинг:  5 / 5

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивают. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».

Создание Таблицы Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Чтобы преобразовать этот диапазон в Таблицу, следует выделить любую ячейку и перейти Вставка → Таблицы → Таблица

либо нажать горячую клавишу Ctrl+T.

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д. 

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

=СУММ(D2:D8)

то она автоматически переделается в

=Отчет[Продажи]

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.

Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется во все остальные. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.

Однако самое интересное – это создание срезов.

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью). 

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Ниже можно посмотреть видеоурок о Таблицах Excel.

Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.

Источник: https://statanaliz.info/excel/rabota-s-dannymi/157-umnye-tablitsy-excel-secrety

Как работать с программой Excel

Excel – это массово используемая популярная компьютерная программа. На нашем сайте вы найдете простые и понятные советы о том, как работать с программой excel. Она необходима для того, чтобы проводить расчеты, составлять таблицы, а также диаграммы, вычислять простые и сложные функции.

Большинство пользователей на своих компьютерах имеют набор программ Microsoft Office. Этот набор программ считается «офисным», поскольку он незаменим для работы в офисе. Среди разнообразных программ данного пакета самыми популярными являются Microsoft Word и Microsoft Excel.

Если Word используется для печати текста практически всеми пользователями, то сфера применения Excel более специализированная.

Для чего нужен Excel?

Excel – программа, которая в первую очередь активно используется экономистами и бухгалтерами. С ее помощью можно легко производить вычисления самой разной сложности, составлять таблицы и отчеты, различные диаграммы. Причем, все это доступно даже пользователю без особых глубоких познаний.

 Наш онлайн-самоучитель работы в excel поможет вам в этом. Другими словами, Excel – это мощный и большой калькулятор, который имеет множество возможностей и функций. Впрочем, пользователю вовсе не обязательно «уметь» производить в уме все те вычисления, которые способна произвести это программа.

Достаточно «уметь» ее пользоваться.

Работа с таблицами в Excel

Microsoft Excel – это большая таблица. В нее можно вносить самые разнообразные данные – печатать цифры и слова. Используя функции Excel, можно производить различные манипуляции с числами – складывать, вычитать, делить, умножать и так далее.

Многие пользователи ошибочно считают, что Microsoft Excel – это исключительно таблицы. Иными словами, они уверены, что все таблицы составляются лишь в этой программе. Однако, это не совсем правильно. Excel – это и правда таблица. Но в первую очередь эта программа необходима для вычислений.

Если вам нужно не просто расчертить таблицу с буквенными и числовыми значениями, но и произвести какие-то операции с числами, то вам не обойтись без Microsoft Excel.

Если же пользователю нужно составить таблицу без каких-либо вычислений, а просто ввести готовые данные, то гораздо проще и быстрей это сделать с помощью программы Microsoft Word.

В сравнении между Microsoft Word и Microsoft Excel пальму первенства по сложности занимает, конечно же, Excel. Поэтому начинать освоение этой программы нужно лишь после «младшего брата» Word.

Самоучитель работы в Excel

Чтобы досконально изучить Excel, потребуется немало времени. Однако, из практики известно, что большинству пользователей для работы с этой программой нужно только лишь «научиться считать», то есть изучить несколько уроков для новичков. Благодаря подробным инструкциям на нашем сайте, стать «знатоком» Excel не составит труда даже для начинающих.

Наше обучение excel для начинающих сможет ответить на следующие вопросы:

Как создать таблицу в Excel?

Как выделить ячейку или группу ячеек?

Как добавить или удалить строки и столбцы?

Какие типы данных используются в Excel и зачем они нужны?

Как нумеровать строки в Эксель?

 
Во-первых, следует изучить интерфейс программы и ее основные элементы, разобраться с рабочей областью Excel – строками, столбцами и ячейками.

Во-вторых, нужно будет изучить правила ввода данных в электронную таблицу и ознакомиться с такой операцией, как автозаполнение.

В-третьих, понадобятся знания о том, как работать с ячейками и форматировать текст, а также производить расчеты в Excel. Освоить эту информацию помогут наши уроки для новичков.

Перенос строки в ячейке Эксель может быть полезен при вводе большого количества текста, ведь автоматически Эксель не делает переносов строк при вводе и все текстовые данные рамещаются в одной. Причем в зависимости от ширины ячейки часть текста будет скрыта, вот пример: Новая строка в ячейке Excel может быть вставлена двумя способами: сочетание клавиш Alt +Для длинных таблиц в Экселе часто возникает необходимость закрепить шапку таблицы, чтобы при прокрутке Вы могли видеть названия столбцов. Чтобы шапка таблицы стала неподвижной, выполните следующие действия: выделите шапку перейдите в меню Вид — Закрепить верхнюю строку Внешне первая строка таблицы станет немного темней, это значит, что она «зафиксировалась» — это достаточно просто проверить, дляАвтозаполнение — функция, позволяющая не вводить повторяющиеся массивы данных (попросту, копировать их в столбцах и строках) или данные, заполнить которые можно по определенному алгоритму (например, нумерация строк, столбцов) С помощью автозаполнения можно сделать следующие операции: пронумеровать строки автоматически быстро скопировать повторяющиеся данные при вводе копировать формулы   Как пронумеровать строки в таблице Эксель автоматически? Для  Функция ВПР в эксель очень полезна для поиска данных по таблицам, когда Ваша таблица — это огромный справочник или база данных. Например, можно найти стоимость товара по его артикулу или размер заработной платы сотрудника по названию должности. Выглядит функция таким образом: =ВПР или = vlookup (для английской версии) =ВПР имеет 4 аргумента Адрес ячейки, данныеБывает такое, что возникает необходимость выполнить округление в Excel, и пользователи не знают, как сделать это точно и правильно. Между тем, функция округления дает возможность округлить число в меньшую (большую) сторону до сотен, десятков или целого числа. При этом, есть несколько способов сделать это. Первый способ: с помощью использования формата ячейки убрать все цифры, которые следуютПри создании и копировании формул иногда возникает вопрос, как закрепить ячейку в формуле в Excel? Например, если мы протягиваем формулу для копирования в другие ячейки, но некоторые из адресов ячеек не нужно изменять, а ссылаться только на одну ячейку?  В формулах Эксель существуют: абсолютные относительные ссылки на ячейки Относительные ссылки — изменяются при копировании формулЭксель богат полезными настройками и функциями, к одной из таких можно отнести функцию «Если», примеры использования которой мы сейчас и рассмотрим. Создание формулы с условием в Excel  с помощью «Если» Итак, из чего состоит функция Если? =ЕСЛИ(A1>3;A1*3;A1*4) Условие (A1>3) Действие, которое нужно выполнить в случае выполнения условия (A1*3) Действие, которое нужно выполнить в случае невыполнения условияПродолжим рассмотрение простейших формул в Экселе, и на этот раз рассмотрим деление в Excel. Достаточно простая формула, может использоваться как деления ячейки на конкретное число, так и на другую ячейку. Итак, как в экселе разделить число на число? ввести число-делимое в одну ячейку, например, А1 ввести число-делитель в другую ячейку, например, А2 в ячейке, в которойКак суммировать ячейки в Excel? Есть несколько способов суммирования: автосумма суммирование ячеек с помощью формул Автосумма в Excel Позволяет быстро сложить данные столбца или строки без ввода каких-либо формул. Для ее использования необходимо: выделить столбец/строку, которые нужно просуммировать нажать на панели инструментов кнопку автосуммы В следующей после данных ячейке выделенного столбца/строки появится сумма значений. Как быстро сделатьДостаточно часто при создании таблиц в Excel, особенно при вводе названия таблицы или построения ее шапки возникает вопрос, как в excel объединить ячейки. Обратите внимание при построении сложных таблиц, что разделять ячейки нельзя, только объединять, поэтому при расчете учитывайте максимально необходимое количество столбцов и строк в таблице. Также, учитывайте, что при объединении: данные из всех

Источник: http://www.informburo.com.ua/category/excel/

Работа в Excel для чайников

Первые уроки компьютерной грамотности обычно посвящены изучению программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, поэтому многие пользователи ПК, хотя бы поверхностно знакомы с возможностями Excel.

Программа Excel представляет собой табличный редактор, обладающий большим функционалом, но в тоже время достаточно легкий в освоении. Основные операции этой программы под силу изучить всего за несколько часов.

Структура Microsoft Office Excel представлена в виде ячеек, с помощью которых формируются строки и столбцы. Благодаря возможности изменять размер ячейки, объединять несколько ячеек в одну, можно создавать сложные таблицы, например, состоящие из нескольких встроенных таблиц. Количество листов документов ограничено только объемом жесткого диска вашего компьютера.

Программа содержит в себе большое количество удобных и эффективных инструментов. Мастер диаграмм считается одним из самых востребованных из них и позволяет всего за несколько минут построить диаграмму на основе табличных данных с разнообразным графическим оформлением.

Кроме простого ручного ввода данных, поддерживает Excel и импорт их из документов, созданных в других форматах.

Excel позволяет не только создавать таблицы, но и выполнять математические расчеты разной степени сложности.

Excel предполагает как простые вычисления, так и сложнейшие математические операции, на основе которых иногда строится специальная итоговая таблица. Все расчеты в Excel осуществляются путем ввода формул.

Например, пред нами стоит задача вычислить цену за всю партию товара. Для этого открываем Excel и начинаем строить таблицу.

В ячейку А1 вписываем «Количество», в ячейку В1 — «Цена за единицу товара», в ячейку С1 — «Цена за всю партию». Теперь заполняем таблицу данными.

Чтобы произвести расчет в ячейке С2 вводим знак =, далее кликаем мышкой по ячейке А2, нажимаем на клавиатуре знак умножения *, кликаем по ячейке В2 и нажимаем Enter.

Если все сделано правильно, мы узнаем цену за всю партию товара. Естественно, здесь показан пример самого простого расчета, так как Excel под силу даже самые сложные вычисления, поддерживает программа и встроенные языки программирования.

Чтобы документ выглядел более информативно, кроме диаграмм, сами таблицы также можно оформить, применив многочисленные возможности форматирования.

Любую колонку или строку легко выделить другим цветом, также есть в программе опция автоформат, позволяющая оформить свою таблицу в точности так же, как и один из многочисленных шаблонов. Чтобы посмотреть полученный результат нужно воспользоваться опцией раздела меню файл «Предварительный просмотр».

12 простых приёмов для эффективной работы в Excel

Все, о чем вы хотели знать, но боялись спросить.

Человеку непосвященному программа работы с таблицами Excel кажется огромной, непонятной и оттого — пугающей. На самом деле это удобный инструмент, и если знать небольшие хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.

1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.).

Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

3. Скопировать без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек.

Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки.

Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

8. «Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  1. Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

10. Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek).

В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться.

После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Источник: https://startupindex.ru/rabota-v-excel-dlya-chajnikov/

Ссылка на основную публикацию